Komunikasi dalam Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

Komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi, terjadi jaringan pesan satu sama lain yang bergantung satu sama lain.Menurut Pace & Feules, ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi didefinisikan, yaitu (1) perspektif objektif dan (2) perspektif subjektif.

1.      Perspektif Objektif

Menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasi organisasi. Komunikasi dipandang sebagai alat untuk merekayasa atau mengkonstruksi organisasi yang memungkinkan individu (anggota organisasi) beradaptasi dengan lingkungan organisasi.

2.      Perspektif Subjektif

Mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi. Dalam arti lain, bagaimana anggota organisasi berperilaku akan bergantung kepada makna informasi itu bagi mereka.

Dengan demikian, definisi komunikasi organisasi baik dilihat dari perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran informasi diantara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan. Dalam konteks ini, komunikasi organisasi dipandang sebagai proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi di antara unit-unit organisasi yang memungkinkan sistem komunikasi organisasi berfungsi secara efektif.

BAB II

TEORI 

Definisi Komunikasi menurut para ahli:

Ø  Pace & Feules : Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan dan penafsiran suatu pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.

Ø  Devito: komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi.

Ø  Wiryanto : Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Ø  Goldhaber: komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian.

Ø  Katz & Kahn: komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam ;suatu organisasi.

Unsur-unsur Komunikasi

Unsur-unsur Komunikasi ada 7, yaitu :

1.       Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

2.       Komunikator

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

- Penampilan

Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan. Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan, waktu dan tempat.

- Penguasaan masalah

Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul- betul menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka setelah proses komunikasi berlangsung akan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu sendiri yang akan menghambat terhadap efektivitas komunikasi.

-Penguasaan bahasa

Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Bahasa ini adalah bahasa yang digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan- pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience.

3.       Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti pesan yang sebenarnya menjadi pengarah di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat secara panjang lebar mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi itu.

4.       Channel/ Saluran adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi, contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk komunikasi massa, misalnya televisi.

5.       Komunikasi

Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu

1) personal

2) kelompok, dan

3) massa

Dari segi sasarannya, komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa.

6.       Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku orang lain itu sesuai, maka komunikasi berhasil.

7.       Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi

1)    Empat tahap proses komunikasi menurut Cutlip dan Center, yaitu:

- pengumpulan fakta

- Perencanaan

- Komunikasi

- Evaluasi

2)    Prosedur mencapai effect yang dikehendaki menurut Wilbur Schraam, yaitu:

- Attention (perhatian)

- Interest (Kepentingan)

- Desire (Keinginan)

- Decision (Keputusan)

- Action (Tindakan)

Hambatan-Hambatan Komunikasi

Beberapa hambatan dalam Komunikasi :

1.    Hambatan dari Proses Komunikasi yang bersifat teknis

•    Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

•    Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

•    Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

•    Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

•    Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

•    Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.    Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.    Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

4.    Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1.      Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan : komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara

cth  : presentasi

b. Komunukasi Tertulis : komunikasi melalui tulisan

Cth : email

c. Komunikasi Verbal : komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan

cth  : curhat

d. Komunikasi Non Verbal : komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)

cth  : seseorang yang nerves (gemetar)

2.      Dari segi arahnya

a. Komunikasi Ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan

b. Komunikasi Ke bawah : komunikasi dari atasan ke bawahan

c. Komunikasi Horizontal : komunikasi ke sesama manusia / setingkat

d. Komunikasi Satu Arah : pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)

e. Komunikasi Dua Arah : berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3.      Menurut Lawannya :

a. Komunikasi Satu Lawan Satu : berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya

cth  :berbicara melalui telepon

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok) : ‏berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok

Cth : kelompok satpam menginterogasi maling

c. Kelompok Lawan Kelompok : berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain

Cth : debat partai politik

4.      Menurut Keresmiannya :

a. Komunikasi Formal : komunikasi yang berlangsung resmi

cth  : rapat pemegang saham

b. Komunikasi Informal : komunikasi yang tidak resmi

cth  : berbicara dengan teman

BAB III

ANALISA

Hal yang tidak terhindarkan dalam berorganisasi adalah komunikasi, tanpa itu organisasi tidak akan berjalan dan bahkan tidak akan terbentuk. Komunikasi dilakukan tak lagi sebatas interaksi namun penyampaian ide atau gagasan demi kebaikkan organisasi tersebut. Organisasi memiliki berbagai individu yang membentuknya, setiap individu memiliki latar belakang yang berbeda, baik secara lingkungan, pendidikkan, kepentingan dan bahkan SARA. Oleh karena itu merupakan hal lumrah akan terjadi hambatan dalam proses komunikasi terutama penyampaian ide. Hambatan tersebut tak lantas menjadi alasan berhentinya proses organisasi melainkan menjadi koreksi diri demi pencapaian tujuan organisasi yang lebih baik.

BAB IV

REFERENSI

http://id.wikipedia.org/wiki/Metode_komunikasi_organisasi

http://adiprakosa.blogspot.com/2008/07/komunikasi-organisasi.html

http://adiprakosa.blogspot.com/2008/07/komunikasi-organisasi.html

Proses Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

Suatu proses pastilah mempengaruhi pengambilan keputusan. Dan komunikasi adalah proses-proses manejerial karena secara nyata dilaksanakan oleh para manajer. Proses-proses ini juga merupakan proses-proses organisasional karena lebih penting dari pada manajer individual dalam pengaruhnya pada pencapaian tujuan–tujuan organisasi. Ketiga proses organisasi dan manejemen ini merupakan bagian vital sistem organisasi formal dan mempunyai implikasi-implikasi sangat penting terhadap perilaku organisasional.

BAB II

TEORI

Proses Mempengaruhi

Pengaruh adalah kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok.

Elemen-elemen proses mempengaruhi :

a.       Orang yang mempengaruhi 

b.      Metode mempengaruhi

°         Kekuatan fisik

°         Penggunaan sanksi (positif/negatif)

°         Keahlian

°         Kharisma (daya tarik)

c.       Orang yang dipengaruhi

Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan antara :

a.       Antar perseorangan

b.      Kelompok dengan seseorang

c.       Seseorang dengan kelompok

Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara berbagai alternatif. Dalam dataran teoritis, kita mengenal empat metode pengambilan keputusan, yaitu: kewenangan tanpa diskusi, pendapat ahli, kewenangan setelah diskusi, dan kesepakatan (consensus).

a.    Kewenangan Tanpa Diskusi (authority rule without discussion)

Metode pengambilan keputusan ini seringkali digunakan oleh para pemimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu, metode ini dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya. Namun, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidakpercayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok, daripada keputusan yang diambil secara individual.

b.    Pendapat Ahli (expert opinion)

Kadang-kadang seorang anggota organisasi oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karena sangat sulit menentukan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior).

Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

c.    Kewenangan Setelah Diskusi (authority rule after discussion)

Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama. Karena metode authority rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan mengingkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas. Jadi, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu pada anggota organisasi, akan bersaing untukmempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan. Artinya bagaimana para anggota organisasi yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

d.    Kesepakatan

Terjadi kalau semua anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari seluruh anggota organisasi akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu metode konsensus sangat penting khususnya yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

Kekurangan pada metode ini adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan di atas, menurut Adler dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode lebih unggul dibandingkan metode pengambilan keputusan lainnya. Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dalam situasi tertentu, bergantung pada faktor-faktor:

1.    jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan,

2.    tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok, dan

3.    kemampuan - kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

 A.    Konsep Pengambilan Keputusan

1.         Identifikasi dan diagnosis masalah.

2.         Pengumpulan dan analisis data yang relevan.

3.         Pengembangan dan evaluasi alternatif.

4.         Pemilihan alternatif terbaik.

5.         Implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil – hasil

B.     Tipe – Tipe Keputusan Manajemen

1.         Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2.         Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Contoh: Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3.         Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg  tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.  Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

C.    Model – Model Pengambilan Keputusan

1.         Relationalitas keputusan.

2.         Model – model perilaku pengambilan keputusan.

D.    Teknik Pengambilan Keputusan

1.         Teknik – teknik kreatif : Brainstorming dan Synectics.

2.         Teknik – teknik partisipatif.

3.         Teknik – teknik pengambilan keputusan modern : Teknik Delphi, Teknik Kelompok Nominal.

BAB III

ANALISA

Pencapaian tujuan dari suatu organisasi dibutuhkan sebuah proses organisasi untuk memanage dan mengatur organisasi tersebut agar berjalan dengan baik. Proses mempengaruhi dan pengambilan keputusan yang tepat terhadap pelaksanaan organisasi akan memudahkan anggota yang ada didalamnya untuk berjalan dengan baik.

Orang yang mempengaruhi dengan method mempengaruhi yang tepat akan menjadikan organisasi yang dipimpinnya mendapat pengaruh yang baik. Sehingga method menjadi suatu hal yang diperlukan untuk mempengaruhi dalam proses organisasi.

BAB IV

REFERENSI

http://blog.elearning.unesa.ac.id/tag/contoh-kasus-dan-contoh-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi

http://lanicitraagustini.blogspot.com/2011/10/proses-yang-mempengaruhi-pengambilan.html

http://zzzfadhlan.wordpress.com/2011/05/27/proses-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi-2/

http://latansablog.wordpress.com/2011/11/24/proses-mempengaruhi-dan-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi/

http://nurulnorri.blogspot.com/2011/10/proses-pengambilan-keputusan-menurut.html